Cách đặt tên email trong outlook?
Email là một công cụ hữu ích để giao tiếp. Tuy nhiên, không có nhiều sự linh hoạt trong định dạng. Đặt tên cho email là một cách đơn giản để cải thiện hầu hết mọi khía cạnh của giao tiếp. Nó làm cho thông tin liên lạc trở nên cá nhân, dễ dàng tìm kiếm hơn và chuyên nghiệp hơn và chính thức hơn. Tuy nhiên, nó cũng phá vỡ phong cách hộp thư đến truyền thống, đòi hỏi kiến thức của người dùng và trở nên nhàm chán.
Hướng dẫn Cách đặt tên email trong outlook
Sử dụng tên trong email cho người nhận thấy bạn quan tâm đến họ như thế nào. Đó là một cách tuyệt vời để chào hỏi mọi người và cho họ biết khi lịch trình của bạn linh hoạt. Thêm vào đó, nó khiến bạn nổi bật trong ngành của mình và thu hút khách hàng mới. Ví dụ: một doanh nghiệp có tên cho mỗi ngày trong tuần. Điều này làm cho việc tìm kiếm email công ty của họ rất dễ dàng. Khách hàng có thể dễ dàng tìm thấy email họ muốn bằng cách sắp xếp theo tên. Cũng dễ dàng chỉ định bất kỳ ai trong công ty đó vào bất kỳ ngày nào dựa trên tên của họ. Bằng cách đó, mọi người đều biết những ngày làm việc áp dụng cho họ .
Lưu ý về Cách đặt tên email trong outlook
Nó cũng làm cho việc gửi email trở nên chuyên nghiệp và chính thức hơn so với thông tin liên lạc dựa trên văn bản thông thường. Việc thêm tên làm rõ rằng đây là những tin nhắn từ một người hoặc một nhóm người cụ thể. Đó cũng là một ý tưởng tuyệt vời cho những doanh nghiệp muốn thể hiện thương hiệu và sự chuyên nghiệp của mình. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các hợp đồng và thỏa thuận cần được chính thức hóa một cách nhanh chóng và dễ dàng. Việc sử dụng tên trong email cho người nhận biết rằng những thư này đã được nhiều người trong tổ chức xem xét. Nó cũng thêm dấu ấn cá nhân vào các cuộc đàm phán và mối quan hệ giữa các công ty và cá nhân .
Thêm tên vào email cũng là một cách tốt để phân loại và theo dõi các thư quan trọng. Ví dụ, mọi hợp đồng hoặc thỏa thuận nên có tên riêng để có thể dễ dàng tìm kiếm và sắp xếp. Điều này làm cho việc tìm kiếm email dễ dàng hơn nhiều vì bạn có thể lọc theo chủ đề hoặc danh mục một cách dễ dàng. Trên thực tế, sắp xếp theo chủ đề giúp tìm kiếm mọi thứ nhanh hơn vì bạn chỉ cần một thanh tìm kiếm thay vì hai hoặc ba thanh. Trong một số trường hợp, sắp xếp theo danh mục có thể là đủ vì mỗi danh mục đủ cụ thể để tự hữu ích .
Ngoài ra, việc đặt tên cho email giúp giao tiếp qua email chuyên nghiệp và chính thức hơn so với giao tiếp dựa trên văn bản thông thường. Đây là giải pháp hoàn hảo cho những doanh nghiệp muốn thư của họ nổi bật so với các thư khác được gửi trong cùng lĩnh vực. Ví dụ: một ngân hàng có toàn bộ bộ phận dành cho các địa chỉ email có họ bắt đầu bằng ‘B.’ Điều này có nghĩa là họ đã tạo ra một danh sách các tên có họ viết tắt cuối cùng cũng như một danh sách các họ có chữ cái đầu tiên như một phần văn hóa công ty của họ .
Tuy nhiên, một số người không đồng ý với quan điểm này vì họ cảm thấy nó phá vỡ kiểu hộp thư đến truyền thống hoặc sẽ yêu cầu kiến thức của người dùng để sử dụng hiệu quả. Họ tin rằng loại hệ thống này sẽ không hoạt động tốt cho tất cả mọi người vì không phải ai cũng biết cách sử dụng nó một cách hiệu quả hoặc biết những gì họ đang tìm kiếm khi tìm kiếm sổ địa chỉ email của họ.
Kết luận
Nhìn chung, việc sử dụng tên trong email giúp giao tiếp nhiều hơn chuyên nghiệp và chính thức hơn so với thông tin liên lạc dựa trên văn bản thông thường. Nó thêm các chi tiết cá nhân, phân loại các tin nhắn để tìm kiếm dễ dàng hơn và sử dụng tên thay vì văn bản để tạo hình ảnh cho khách hàng hoặc nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, có một số nhược điểm cần được xem xét trước khi triển khai hệ thống này trong chiến lược truyền thông qua email của một tổ chức. Việc đặt tên cho email có thể gây xáo trộn nếu được sử dụng không đúng cách hoặc nếu không đủ suy nghĩ để lựa chọn những cái tên phù hợp với nhu cầu của từng người dùng và các tiêu chuẩn xây dựng thương hiệu. Tuy nhiên, thêm suy nghĩ đúng đắn vào quy trình và làm như vậy một cách hiệu quả có thể làm cho việc liên lạc qua email hiệu quả hơn nhiều so với hiện nay!
Để tìm kiếm và tổng hợp đầy đủ thông tin TỪ KHÓA: Cách đặt tên email trong outlook, cuoisuotngay.com luôn chủ động, tích cực thu thập thông tin một cách nhanh chóng và chính xác. Cảm ơn bạn!
.jpg)